CAMBIOS Y RENOVACIONES EN CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL

La Dirección de Tecnología, Información y Comunicación de la Universidad de Panamá, dirigida por el Ingeniero Saulo Aizprúa, ha estado realizando cambios y renovaciones tecnológicas en función de automatizar procesos, así como trámites dentro de la institución.

Para tal efecto es la implementación  del Sistema  de Registro y Seguimiento  de la Correspondencia  Institucional, requiriendo la utilización del mismo por parte de las unidades adscritas a la Rectoría, organizando un entrenamiento para el uso del sistema, siendo el objetivo de esta inducción de agilizar los procesos administrativos.

IMG_5906

Cabe señalar, que el Ing. Saulo Aizprúa, indicó a Hacia a la Luz, multimedia  que la unidad de Informática ha realizado un análisis de toda la correspondencia institucional de la Universidad de Panamá nivel nacional, ya que se ha observado una problemática en la correspondencia institucional para poder determinar los tiempos de la respuestas y así darle el seguimiento,

Es importante mencionar que se ha dado una propuesta de solución diseñando una solución automatizada, donde se lleva todo el registro de la correspondencia institucional, empezando desde el origen hasta que termine la correspondencia.

El Ing. Aizprúa, señaló que el usuario que manejará esta información, tendrá un flujo desde que inicia la correspondencia hasta se sea atendida o resuelta, siendo así cada usuario dueño de la información que registra en la plataforma.

Esta plataforma es completamente web, tiene un componente muy bueno, orientado a las necesidades específicas de cada unidad. Dicha correspondencia tiene un trámite que puede ser interna en la unidad, de la universidad y puede ser externa y tiene varios componentes.

Igualmente el sistema maneja un número único de correspondencia de manera que ésta tenga un seguimiento, la información es registrada y guardada en una base de datos dentro de la universidad, para tener mejor respuesta ante los trámites internos dentro de la institución.

IMG_5895.JPG

Cabe destacar que la dirección de informática, ha realizado una capacitación con más de 15 direcciones, con la implementación del proyecto con el sistema de correspondencia que cuenta con un alcance nacional, por lo que se ha entrenado a un centro regional, y se prepara la segunda fase para involucrar a los Centros Regionales y capacitar a todo el personal.

El Dr. Eduardo Flores Castro dio instrucción que a través de la rectoría, la dirección de informática empiece este entrenamiento con las direcciones como: Finanzas, Recursos Humanos, Dirección de Planificación, Relaciones Públicas y la Diciat, estas son las unidades que en primera instancia, estarán en la capacitación ya que son las que más correspondencia manejan a lo interno de la rectoría de la Universidad de Panamá.

Es por ello que los centros regionales y extensiones tienen acceso a la red que es completamente web que es a través del protocolo HTTP, que es público en internet. Esta plata forma de correspondencia institucional es una tecnología que ahorra proceso y tiempo por lo que automatiza los tramites.

El Director de esta unidad, manifestó que siempre serán el aliado del usuario de tal manera que puedan sentirse  más cómodos con una plataforma tecnológica, que le brinde información y dé seguimiento a un trámite, por lo que está a disposición de brindar la capacitación para ellos requieran empoderarse  del sistema y la plataforma para brindar un mejor servicio a la comunidad universitaria.

Redacción Rocío L. Rivera Fotos: Frank Perea

Un comentario

  • Tambien con la Direccion de finanzas especificamente con planillas tienen que sistematizar los tramites para que la persona llamese pdocente o Administrativo revise via informatica el tramite de lo que se tramite y asi se evita el engorroso tiempo que pierde uno asistiendo a las oficinas

    Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s